Om u als erkende mestvoerder te laten erkennen om monsters te nemen, moet u deze stappen doorlopen:
Aanvraag bij VITO
Als u erkend wilt worden om monsters te nemen van vloeibare mest bij transporten, moet u in eerste instantie een aanvraag indienen bij
audit@vito.be. Vermeld in die e-mail:
- uw naam, adres en erkenningsnummer als erkend mestvoerder
- de datum vanaf wanneer u denkt klaar te zijn om de technische proef af te leggen en het kwaliteitshandboek in te dienen.
Zodra het VITO uw e-mail ontvangt, krijgt u van hen een datum voor een audit.
De aanvragen worden volgens ontvangstdatum verwerkt. Hoe sneller u uw aanvraag indient, hoe sneller de audit plaatsvindt.
Ten laatste twee weken voordat de audit zal plaatsvinden, moet u het volledige kwaliteitshandboek e-mailen naar
audit@vito.be. Als uw kwaliteitshandboek in orde is, gaat de audit door. Anders wordt de audit verplaatst naar een latere datum.
Audit voor VITO: kwaliteitshandboek en technische proef
De audit wordt uitgevoerd door het VITO en bestaat uit:
- een
bezoek aan uw bedrijf. Tijdens dat bezoek wordt de inhoud van het kwaliteitshandboek besproken.
- een
technische proef. U moet tijdens die proef een monstername uitvoeren. U moet hiervoor zelf een plek voorzien.
De audit neemt meer dan een halve dag in beslag.
Wat moet in het kwaliteitshandboek staan?
Als u erkend wilt worden om monsters te nemen van vloeibare mest bij transporten, moet u een kwaliteitshandboek opstellen waarin u de volgende aspecten beschrijft:
- directieverklaring
- bewaring, transport en overdracht van monsters
- registraties bij monstername
- nemen van monsters
- organisatie, personeelsopleidingen en bevoegdheidsverklaring
- klachtenbehandeling
- autocontrole
Hieronder gaan we dieper in op alle onderwerpen. Als u binnen uw bedrijf al met een kwaliteitssysteem werkt (bijv. ISO 9001), mag u de inhoud van het kwaliteitshandboek vanzelfsprekend incorporeren in het bestaande systeem.
Directieverklaring
Het handboek moet een door de directie ondertekende verklaring bevatten waarin zij haar steun aan de goede werking toezegt en garandeert dat de monsternames op een deontologisch aanvaardbare manier worden uitgevoerd overeenkomstig de gebruikseisen van de erkenning.
Bewaring, transport en overdracht van monsters
U moet duidelijk maken hoe de bewaring, het transport en de overdracht van de monsters zal geregeld worden op het bedrijf. Hou daarbij rekening met de volgende zaken:
- recipiënten
- bewaring van monsters vanaf de monstername tot de overdracht aan het labo
- afspraken met het labo: organisatie van monsterophaling of afgifte
- toegang tot uw bedrijf als het labo de stalen ophaalt (indien van toepassing)
- controle van temperatuur bij bewaring
- bewijs van overdracht van de monsters aan het labo
- bewaartermijnen, afspraken met labo’s
- registratie en behandeling van afwijkingen
Registraties bij monstername
Vermeld in het kwaliteitshandboek hoe uw monsternameformulier eruit zal zien. Bij de monstername moet u een aantal zaken noteren om nadien te weten over welk soort mest het ging, van welke landbouwer die mest afkomstig is, … Voorzie minstens de volgende velden op uw formulier:
- plaats monstername
- tijdstip monstername: datum, begintijdstip & eindtijdstip
- naam van de landbouwer van wie de mest afkomstig is
- naam staalnemer
- namen andere aanwezigen bij monstername
- type mestsoort, met mestcode
- unieke identificatie van de monsters
- materiaal dat u hebt gebruikt om de monsters te nemen
- opmerkingen / afwijkingen
U moet in het kwaliteitshandboek ook beschrijven hoe u de monsternameformulieren zult bewaren.
U kunt zelf een monsternameformulier opstellen of gebruikmaken van het monsternameformulier van het laboratorium waarmee u samenwerkt. Voorbeelden van monsternameformulieren vindt u bij de
erkende laboratoria of in het compendium voor monstername en analyse van afval en bodem (
CMA/1/A.14 bijlage B).
Nemen van monsters
Omschrijf hoe u het nemen van monsters op uw bedrijf zal organiseren. Beschrijf onder meer deze aspecten:
- hoe u in alle mogelijke situaties de monsters zult nemen
- welk materiaal u zult gebruiken
- hoe u de apparatuur zult reinigen en controleren
- welke acties u zult ondernemen bij problemen en/of afwijkingen t.o.v. de standaardprocedure
- wat u voorziet op het vlak van veiligheid en persoonlijke beschermingsmiddelen
Organisatie, personeelsopleidingen en bevoegdheidsverklaring
Een belangrijk onderdeel in uw dossier, is hoe u ervoor zult zorgen dat uw werknemers op de hoogte zijn van het kwaliteitshandboek. Beschrijf hoe ze zullen worden opgeleid om de monstername en bewaring conform de regels te doen.
Beschrijf minimaal de onderstaande aspecten:
- beschrijving van de deelprocessen en wie ervoor verantwoordelijk is (contact met labo, planning, monstername, bewaring, overdracht, klachten, …). Welke functies zijn er?
- hoe u de werknemers zult opleiden
- aan welke criteria de werknemers moeten voldoen en hoe u zult controleren of ze daaraan voldoen
- vervangingen: wat als iemand afwezig is?
Klachtenbehandeling
Belangrijk voor uzelf is dat u een systeem voorziet hoe klachten over monsternames worden behandeld en geregistreerd op uw bedrijf.
- definitie: wat is een klacht?
- Wie is verantwoordelijk voor de registratie en opvolging ervan? Noteer aan wie klachten moeten worden doorgegeven.
Autocontrole
Als monsternemer-transporteur moet u de werking van uw eigen kwaliteitssysteem op regelmatige basis evalueren. Die evaluaties moeten gerapporteerd worden.
- Controleer minstens jaarlijks de uitvoerders, door een monstername bij te wonen.
- Voer regelmatig een steekproef uit op de bewaring en overdracht van de monsters.
- Interpreteer het klachtenoverzicht.
- Beheersing van procedures: kijk regelmatig na of de procedures nog correct zijn én correct worden toegepast.
- De autocontrole moet gedocumenteerd worden: minstens jaarlijks moeten de gecompileerde gegevens geïnterpreteerd worden zodat kan worden beslist of er wijzigingen nodig zijn
Hoe kunt u zich voorbereiden op de technische proef?
Zorg ervoor dat alle personen die u bevoegd wilt verklaren om monsters te nemen, op de hoogte zijn van de voorschriften van het kwaliteitshandboek. Zorg er ook voor dat ze voldoende bedreven zijn om de monstername correct uit te voeren. De werkwijze van bemonstering van transport staat beschreven in het
compendium.
Eventuele tekortkomingen wegwerken n.a.v. audit
Na de audit, stelt het VITO een
auditrapport op. Daarin vermeldt het de acties die u moet ondernemen om de eventuele tekortkomingen weg te werken. Als er tekortkomingen zijn, worden die op het einde van de audit ook al besproken met u. Daarnaast maakt het VITO van de technische proef een
verslag op. Ook daarin worden eventuele tekortkomingen vermeld.
Als er tekortkomingen zijn (zowel bij de audit als de technische proef), moet u die wegwerken en dat laten weten aan het VITO. U kunt bij vragen hierover uiteraard terecht bij de auditor.
In uitzonderlijke gevallen, als het aantal tekortkomingen te groot is in aantal of ernst, is een her-audit of een herkansing voor de technische proef noodzakelijk.
Erkenning aanvragen bij VLM
Vermeld op de personeelslijst die u bij uw aanvraag moet voegen, zeker ook de
namen en rijksregisternummers van de personen die de monsters zullen nemen. De VLM voegt de gegevens van die monsternemers toe in het aanmeldingsloket. Zo kan het labo de juiste monsternemer aan het juiste monster koppelen. Alleen de personen die in het loket zijn toegevoegd kunnen monsters nemen.
De gedelegeerd bestuurder van de VLM beslist binnen een termijn van 90 dagen na indiening van de volledige aanvraag over het al dan niet verlenen van de erkenning.
Nadat u uw erkenning hebt verkregen
Na het verkrijgen van de erkenning voor het nemen van vloeibare mest bij transport, wordt van uw bedrijf verwacht dat het kwaliteitssysteem wordt toegepast en op basis van eigen ervaringen en klachten wordt bijgeschaafd tot een goed werkend geheel. U moet bovendien de
algemene en bijzondere gebruikseisen van de erkenning altijd naleven.
Als erkend transporteur-monsternemer mag u zelf nieuwe personeelsleden opleiden en bevoegd verklaren om monsters te nemen. Als u een nieuw personeelslid hebt bevoegd verklaard, moet u dat laten weten aan de VLM. De VLM zal dan de lijst updaten van alle personen die monsters mogen nemen. U mag alleen werknemers van uw eigen bedrijf opleiden en bevoegd verklaren.
Zowel de VLM als het VITO (in opdracht van de VLM) zullen controles uitvoeren bij de monsternemer-transporteurs. Die controles kunnen bestaan uit veldcontroles bij monsternames en audits op de werking van het kwaliteitssysteem op het bedrijf zelf. Standaard wordt ongeveer eens om de drie jaar een audit uitgevoerd. Ook is het mogelijk dat het bedrijf wordt gevraagd deel te nemen aan opleidingen of praktische proeven.
U moet jaarlijks een
retributie betalen aan de Vlaamse overheid voor het toezicht op de erkenning.